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Enterprise Resource Planning (ERP) steht für ein Computerprogramm (Software), das in Organisationen zur Unterstützung aller Prozesse im Unternehmen verwendet wird.

Ein ERP-Programm besteht normalerweise aus kleinen Unterprogrammen (Modulen), die alle eine bestimmte Aufgabe unterstützen.
Betrachten Sie beispielsweise Computerprogramme, mit denen Finanzunterlagen geführt oder Bestände nachverfolgt werden.

Während früher viele Unternehmen unterschiedliche Programme zur Unterstützung ihrer Geschäftsaktivitäten verwendeten, kann ein ERP-Programm eine sehr große Anzahl von Prozessen (Abteilungen) unterstützen. Eine Folge eines solchen ERP-Systems ist, dass Daten von beispielsweise Kunden und Produkten (wie beispielsweise Adressdaten von Kunden) nur einmal innerhalb der Organisation eingegeben werden müssen, da eine einzige Datenbank verwendet wird. Ein ERP-System verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit inkonsistenter Daten, sondern bietet auch viele andere Vorteile, z. B. eine effizientere Arbeitsweise, eine bessere Kommunikation und möglicherweise eine Kostenreduzierung.

Leistungen

Mit Hilfe der ERP-Software werden alle Geschäftsprozesse, einschließlich Lagersysteme, Unternehmensverwaltung und Logistik, so miteinander verbunden, dass alle im gesamten Unternehmen gesammelten Informationen von jedem genutzt werden können.
In der Vergangenheit hatte jede Abteilung ein eigenes System und die Daten mussten in jedes System erneut eingegeben werden.
ERP-Systeme sind häufig gut integriert und ermöglichen die einmalige Speicherung von Daten.
Ein eingegebener Kundenauftrag wird vom ERP-System zu automatisch generierten Bestellungen und automatisch geplantem Personaleinsatz verarbeitet.

Nachteile

ERP-Systeme können sehr teuer sein. Da sie manchmal nicht nahtlos mit den Geschäftsprozessen verbunden sind, muss die Software angepasst und zusätzliche Software entwickelt werden. Infolgedessen können die Implementierungskosten sehr hoch sein und dieser teure Anpassungsprozess kann bei jeder nachfolgenden Veröffentlichung des Pakets erneut auftreten.

Mögliche Fallstricke eines ERP-Systems hängen normalerweise mit der Implementierung und der Organisation selbst zusammen.
Unternehmen und Manager müssen sich der wesentlichen Änderungen bewusst sein, die die Implementierung eines ERP-Systems mit sich bringt.
Ein gutes Softwaresystem allein reicht nicht aus, auch den Mitarbeitern muss Aufmerksamkeit geschenkt werden. Wenn das System mental nicht akzeptiert wird, kann das Unternehmen das Geld für die Implementierung besser sparen. ERP-Software ist ohne ordnungsgemäße Implementierung von Personen, Nutzungsregeln und Beibehaltung der Funktionalität wertlos . Eine gute Implementierung ist eine Beteiligung, Überwachung, Anerkennung und Bereitschaft zur Arbeit mit dem System.

Auswahl

Der Kauf von Software für Teilanwendungen war noch relativ einfach, da nur wenige Spezialisten im Unternehmen damit arbeiten mussten. In Bezug auf die Softwaretechnologie gab es noch keine Zusammenarbeit mit anderen Disziplinen und jeder konnte nach Belieben seine „eigene“ Software einrichten. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen blieb unverändert und die Kosten und Auswirkungen auf die Organisation waren im Voraus leicht zu verstehen.

Dies ändert sich mit ERP-Systemen. Es wird eine enge Form der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen geschaffen, gut durchdachte Vereinbarungen müssen im Voraus getroffen werden, andernfalls kann sich eine vernünftig funktionierende informelle Organisation in eine Organisation verwandeln, die zu formal ist und vergisst, worum es geht: ein reibungslos laufender Geschäftsprozess.

Da ein ERP-System einen so großen Einfluss auf das Unternehmen hat, ist es ratsam, bei der Auswahl sehr vorsichtig zu sein und nicht unbemerkt zu bleiben. Bei der Auswahl der ERP-Software können folgende Phasen auftreten:

Erforschen Sie Ihre eigenen Geschäftsprozesse. Planen Sie Ihre eigenen Arbeitsmethoden, schreiben Sie sie auf Papier und denken Sie an Optimierungen und Zukunftspläne.
Erstellung eines Programms mit Anforderungen und Wünschen (PVE). Es beschreibt, was von einem ERP-Paket erwartet wird und was „schön“ ist.
Forschungslieferanten. Die Forschung kann anhand einiger auffälliger harter Anforderungen eine Liste einer begrenzten Anzahl potenzieller Lieferanten erstellen. Diesen potenziellen Lieferanten wird die Liste der Anforderungen und Wünsche mit der Bitte zugesandt, intern zu prüfen, ob sie dies erfüllen können, und schriftlich Bericht zu erstatten.
Entwurf eines Business Case. Es werden praktische Beispiele für den Primärprozess und die wichtigen Sekundärprozesse erarbeitet.
Demonstration. Eine Demonstration wird von den potenziellen Lieferanten basierend auf dem Business Case gegeben.
Praktische Demo. Die wichtigsten Benutzer können sich unter Aufsicht mit dem beabsichtigten ERP-Paket hinter dem Computer vertraut machen.
Entscheidung im Prinzip. Eine grundsätzliche Entscheidung wird auf der Grundlage aller vorhergehenden Schritte getroffen.
Vertragsgespräche.

Implementierung

Ein erfolgreiches ERP-Projekt kann die Produktionskosten senken, die Produktionszeit verkürzen, den Kundenservice verbessern, die Lagerbestände reduzieren usw., was zu Kosteneinsparungen führen kann. Das ERP-Paket muss jedoch zuerst erfolgreich implementiert werden. Die Implementierung eines ERP-Pakets ist ein schwieriges Projekt, da ERP-Pakete so umfangreich sind. ERP-Pakete bringen häufig große Änderungen in den Geschäftsprozessen mit sich, aber dieser Aspekt wird von Organisationen häufig unterschätzt. Untersuchungen zeigen, dass sogar 40% bis 50% der Implementierungsprojekte von ERP-Paketen fehlschlagen. Andere Untersuchungen gehen sogar noch weiter und stellen fest, dass ein Projekt gescheitert ist, wenn die Implementierung nicht den im Projektvorschlag festgelegten „Return on Investment“ erreicht. Unter diesem Gesichtspunkt schlagen 60% bis 80% der Implementierungspfade fehl. Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten sind:

Schlechte oder unklare strategische Ziele,
Unterstützung durch das Top-Management fehlt,
Schlechtes Projektmanagement,
Endbenutzer sind schlecht oder nicht geschult,
Daten wurden fälschlicherweise aus dem alten IT-System importiert.

Nachdem das für die Organisation am besten geeignete ERP-Paket ausgewählt wurde, müssen elf Schritte ausgeführt werden, um das ERP-Paket erfolgreich zu implementieren:

Bewerten Sie den Vorimplementierungsprozess. Stellen Sie sicher, dass der Auswahlprozess des ERP-Systems korrekt ausgeführt wird.
Installieren und testen Sie die Hardware. Vor der Installation der Software ist es wichtig zu testen, ob die Hardware wie erwartet funktioniert und den Spezifikationen entspricht.
Installieren und testen Sie die Software. In vielen Fällen installiert der Anbieter der Software diese Software und testet, ob sie wie erwartet funktioniert und den Spezifikationen entspricht.
Benutzer trainieren. Die Benutzer des ERP-Systems müssen für die Verwendung des ERP-Systems geschult sein
Schulung und Prüfung durch einen Piloten. Der Pilot testet das System und prüft, ob die Benutzer das System verstehen. Das Projektteam entwirft einen Fall, der das gesamte System nutzt. In vielen Fällen reicht dies von einer Bestellung eines Kunden bis zum Versenden einer Bestellung.
Sicherheit und Autorisierung. Nachdem die Benutzer geschult wurden, muss das System gesichert werden. Erteilung der Berechtigung an die richtigen Mitarbeiter, damit diese Zugriff auf die erforderlichen Informationen haben.
Export und Import von Daten. Die Daten aus den alten IT-Systemen müssen so in das neue ERP-System importiert werden, dass Benutzer mit den Daten arbeiten können.
Verfahren und Anweisungen. Verfahren und Arbeitsanweisungen müssen erstellt werden.
Inbetriebnahme des ERP-Systems. Organisieren Sie einen Kick-off, dh den Moment, in dem die gesamte Organisation mit dem neuen ERP-System arbeitet. Es gibt verschiedene Methoden, um die Inbetriebnahme zu erleichtern, z. B. eine Pauschale oder eine schrittweise Einführung.
Schließen. Ein wichtiger Schritt, in dem die Organisation den Abschluss eines Großprojekts feiert. Die Schlussfolgerung unterstreicht unter anderem die Bedeutung des Projekts.
Nachbehandlung. Es ist wichtig zu wissen, dass die Verwendung des ERP-Systems nach der Implementierung des ERP-Systems noch keine Routine ist. Kinderkrankheiten müssen beseitigt werden, und die Mitarbeiter müssen sich mit der Verwendung des Systems vertraut machen.